Polityka prywatności i RODO

POLITYKA PRYWATNOŚCI I RODO

Obowiązuje od 2026-01-01.

1. Postanowienia ogólne

Niniejsza Polityka prywatności określa zasady przetwarzania i ochrony danych osobowych osób korzystających ze strony internetowej ecalculo.pl oraz osób korzystających z usług CALCULO FK Sp. z o.o., zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych (RODO) oraz ustawą z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych.

2. Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych jest:
CALCULO FK Sp. z o.o.
ul. Armii Krajowej 2 lokal 107, 05-500 Piaseczno
NIP 1231572470 • REGON 540667045 • KRS 0001149629
e-mail: biuro@ecalculo.pl • tel. 533 423 331

We wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych można kontaktować się z Administratorem pod powyższym adresem e-mail lub telefonicznie. Administrator nie powołał Inspektora Ochrony Danych, gdyż przepisy RODO tego nie wymagają w przypadku prowadzonej działalności.

3. Cele i podstawy przetwarzania danych

Dane osobowe przetwarzane są w następujących celach:

• Udzielenie odpowiedzi na zapytanie przesłane przez formularz kontaktowy na stronie — podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b i f RODO (działania podejmowane przed zawarciem umowy, prawnie uzasadniony interes Administratora)
• Umówienie i realizacja spotkania za pośrednictwem terminarza online — podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b RODO
• Zawarcie i wykonanie umowy o świadczenie usług księgowych, podatkowych lub kadrowo-płacowych — podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b i c RODO (wykonanie umowy, obowiązki wynikające z przepisów podatkowych i rachunkowych)
• Wystawianie i przechowywanie dokumentów księgowych oraz rozliczeniowych — podstawa: art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z przepisami prawa podatkowego i ustawy o rachunkowości
• Przyjmowanie zgłoszeń naruszeń prawa (Panel Sygnalisty) — podstawa: art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z ustawą z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów
• Ustalenie, dochodzenie lub obrona przed roszczeniami — podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora)

4. Dane klientów przetwarzane w ramach usług księgowych

W związku ze świadczeniem usług księgowych, podatkowych oraz kadrowo-płacowych CALCULO FK Sp. z o.o. przetwarza dane osobowe pracowników, zleceniobiorców i współpracowników swoich Klientów (np. w związku z prowadzeniem list płac czy dokumentacji kadrowej). W takich przypadkach Administratorem tych danych pozostaje Klient, a CALCULO FK Sp. z o.o. działa wyłącznie jako podmiot przetwarzający na podstawie zawartej z Klientem umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych (art. 28 RODO) oraz zgodnie z udokumentowanymi instrukcjami Klienta.

5. Odbiorcy danych

Dane osobowe mogą być przekazywane następującym kategoriom odbiorców, wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji wskazanych wyżej celów:

• Dostawca usługi obsługi formularza kontaktowego (FormSubmit) — przetwarza treść zgłoszeń w celu ich przekazania na adres e-mail Administratora
• Google LLC — w zakresie usług Google Fonts (czcionki strony), Google Maps (mapa dojazdu) oraz Google Calendar (terminarz spotkań)
• Autenti — w zakresie podpisu elektronicznego dokumentów przekazywanych przez Klientów
• Dostawcy oprogramowania księgowego wykorzystywanego przez Administratora (enova365, SaldeoSmart, Lido, e-file)
• Dostawca hostingu oraz obsługi technicznej strony internetowej
• Organy uprawnione do otrzymania danych na podstawie przepisów prawa (np. organy podatkowe, ZUS)

Dane osobowe nie są sprzedawane ani udostępniane podmiotom trzecim w celach marketingowych.

6. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

W związku z korzystaniem z usług dostawców takich jak Google LLC czy FormSubmit, dane osobowe mogą być przekazywane do państw spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego (w tym do USA). Przekazanie odbywa się z zapewnieniem odpowiedniego stopnia ochrony danych, w szczególności na podstawie standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską lub uczestnictwa danego podmiotu w programie EU-U.S. Data Privacy Framework.

7. Okres przechowywania danych

• Dane z formularza kontaktowego — do czasu załatwienia sprawy, nie dłużej niż przez 12 miesięcy od ostatniego kontaktu
• Dane związane z umówionym spotkaniem — do czasu jego realizacji, a następnie przez okres niezbędny do celów rozliczeniowych
• Dokumentacja księgowa i podatkowa — przez okresy wynikające z Ordynacji podatkowej oraz ustawy o rachunkowości (co do zasady 5 lat, licząc od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku)
• Dokumentacja kadrowo-płacowa — przez okresy wynikające z przepisów prawa pracy i ubezpieczeń społecznych
• Zgłoszenia sygnalistów — przez okres wynikający z ustawy o ochronie sygnalistów

8. Prawa osób, których dane dotyczą

Każdej osobie, której dane są przetwarzane, przysługuje prawo do:

• dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii
• sprostowania (poprawiania) danych
• usunięcia danych, w zakresie, w jakim nie są one niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego
• ograniczenia przetwarzania danych
• przenoszenia danych
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych opartego na art. 6 ust. 1 lit. f RODO
• cofnięcia zgody w dowolnym momencie, jeśli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem
• wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa)

9. Pliki cookies i technologie internetowe

Strona internetowa wykorzystuje pliki cookies niezbędne do jej prawidłowego działania (cookies techniczne). Ponadto, w związku z korzystaniem z zewnętrznych usług, na urządzeniu użytkownika mogą zostać zapisane pliki cookies pochodzące od:

• Google Fonts — w celu prawidłowego wyświetlania czcionek strony (przesyłany jest adres IP użytkownika do serwerów Google)
• Google Maps — w celu wyświetlenia mapy dojazdu do biura
• Google Calendar — w celu wyświetlenia terminarza spotkań

Kalkulator cen dostępny na stronie działa wyłącznie po stronie przeglądarki użytkownika — wpisywane w nim dane nie są zapisywane ani przesyłane do Administratora. Przeglądarkę można skonfigurować w taki sposób, aby blokować lub ograniczać zapisywanie plików cookies — może to jednak wpłynąć na poprawne działanie niektórych funkcji strony.

10. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Administrator nie podejmuje wobec użytkowników zautomatyzowanych decyzji, w tym decyzji będących wynikiem profilowania w rozumieniu art. 22 RODO.

11. Bezpieczeństwo danych

Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę przetwarzanych danych osobowych, w tym zabezpieczenia przed nieuprawnionym dostępem, utratą lub zniszczeniem danych, adekwatne do zidentyfikowanego ryzyka.

12. Zmiany Polityki prywatności

Administrator zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w niniejszej Polityce prywatności, w szczególności w związku ze zmianami przepisów prawa lub zakresu świadczonych usług. Aktualna wersja Polityki jest zawsze dostępna na tej stronie.